มาจ้าาาา สำหรับสายเข้าห้องประชุมทั้งหลาย จะมาบอกทริคการจดสรุปในที่ประชุม ให้สารครบถ้วน ตรงประเด็น และไม่ยืดเยื้อ แต่ก่อนอื่นมาจำแนกรูปแบบการจดกันก่อน
หลักๆแล้วจะมี 3 วิธีด้วยกัน ได้แก่
- จดแบบละเอียดทุกคำพูด ข้อนี้สารมาครบแต่ก็สิ้นเปลืองเวลาทั้งคนอ่านและคนจด นิยมใช้กับประชุมใหญ่ๆที่มีความสำคัญสูง
- จดแบบย่อคำพูด เน้นจดประเด็นสำคัญ ข้อนี้สารจะมาแบบกระชับ แต่เนื้อหาต้องมีความเข้าใจชัดเจน
- จดแบบเหตุผลและมติในที่ประชุม เน้นสองส่วนคือเหตุผลและมติ และครอบคลุมเฉพาะประเด็นสำคัญ นิยมใช้กับการประชุมที่ต้องการเน้นการตัดสินใจรวดเร็ว
ทีนี้เรามาดูทริคการจดสรุปการประชุม ที่จะช่วยให้จดบันทึกได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพกันน
- เตรียมตัวล่วงหน้า: รู้หัวข้อที่จะประชุม เตรียมเอกสารพร้อมจด
- จับประเด็นสำคัญ: จดเฉพาะประเด็นที่เป็นหัวใจของการสนทนา เช่น ปัญหาที่ถูกพูดถึง แนวทางแก้ไข ข้อสรุป และผู้รับผิดชอบ
- ใช้ตัวย่อสัญลักษณ์: เช่น “ต.” แทนคำว่า “ตัดสินใจ” หรือ “ก.” แทนคำว่า “การ” และสัญลักษณ์ เช่น ✔ เพื่อแสดงถึงการอนุมัติ
- สรุปเนื้อหาแบบกระชับ: ใช้ภาษาสั้นๆแทนภาษาพูด แต่ยังสื่อความหมายได้อย่างถูกต้อง
- ทำสรุปหลังการประชุมทันที: รีบเรียบเรียงบันทึกให้เป็นรูปแบบที่เข้าใจง่าย ตรวจสอบความถูกต้อง และส่งต่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง
- ใช้เทคโนโลยีช่วยในการจด: ถ้าบันทึกเสียงได้ก็จัดเลย เพื่อกลับมาฟังทบทวนในกรณีที่พลาดข้อมูลสำคัญ
สรุปได้ว่า การจดสรุปในที่ประชุมมีหลายรูปแบบ หลายเทคนิค ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของรูปแบบการประชุมและความสะดวกของผู้จด ถ้าเราเลือกวิธีการที่เหมาะกับตัวเอง ก็จะทำให้การสรุปประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นและสามารถนำข้อมูลไปใช้งานได้อย่างเต็มที่
สำหรับใครที่มองหา Application ที่เอาไว้จดสรุปประชุม ใช้แล้วชีวิตดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็น Microsoft OneNote, Notion, Evernote เป็นแอปบันทึกที่เหมาะกับการจดหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับความถนัดของแต่ละคน หรือจะจดผ่าน note ที่เป็น default ของเครื่องได้เช่นกัน
หากต้องการแอปที่มีความยืดหยุ่นสูงและสามารถจัดการงานอื่นๆ ได้ด้วย แนะนำเป็น Notion และ Evernote
หากต้องการแอปที่เน้นการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ แนะนำเป็น Microsoft OneNote
บทความข้างต้นเป็นทริคการจดสรุปเล็กๆน้อยๆและตัวเลือกแอปในการช่วยจด อย่าลืมไปลองใช้งานกันดูน้า หวังว่าจะได้ประโยชน์จาก content นี้ค่า 🙂
